Microsoft PlannerとMicrosoft To Doの違いと私の使い分け

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概要

私は個人で使用するために、Microsoft 365のビジネスプランを契約しているのですが、そのプランの中にタスク管理のためのPlannerのサービスが含まれています。

しかし、Microsoftのサービスには、Plannerの他にも、To Doという名前のタスク管理のサービスも含まれています。

ここでは、このPlannerとTo Doについての違いを確認しつつ、私が実際にやっている使い分け方を紹介します。

PlannerとTo Doの違い

ものは試しということで、実際にこれらのサービスを使ってみると分かるのですが、基本的な機能はかなり良く似ていますが、異なる部分として、チーム向けの機能の有無があります。

元々、To Doは個人のタスク管理をするためのサービスとして公開されているため、個人で使う分には必要な機能が揃っているのですが、チームなどの複数人で使うには共有機能など色々と機能が足りません。
また、Plannerよりも共有機能に限らず、機能は少ないです。

逆にPlannerは、チーム向けのタスク管理のサービスとして公開されているため、SharePointなどのグループと組み合わせたり、複数の人を招待したりして、複数人でタスク管理を行うことができます。また、細かくタスクを管理しやすいように、コメント機能やタスクをまとめることができるバケット機能など、To Doよりもタスク管理の機能が豊富です。

このようなことから、単純にTo DoとPlannerを個人用かチーム用かで使い分けることができそうと思うかも知れませんが、実はそれほど単純ではありません。
実は、現在To DoとPlannerの統合が進んでおり、To DoでPlannerのタスクを確認することができるようになりつつあります。今後完全に統合することはないと言われているのですが、このように多少ですがサービスの垣根がなくなっていくでしょう。

使い分け

上記のように、To DoとPlannerの統合が進んでいくということは、To DoをTo DoやPlannerのタスクを総合的に確認・管理するためのサービスとして使用できるということでもあります。

そこで、私はTo DoとPlannerを次のように使い分けています。

  • To Do: 普段のたわいもない、思いつきのようなタスクを管理
  • Planner: 何らかのプロジェクトや一連の活動のタスクを管理

これは、機能の少ないTo Doを使っても大丈夫な普段の日常のタスクについてはTo Doを使用し、何らかの一連の作業や日常的に行うタスクでもTo DoにはないPlannerの機能を使いたいものについてはPlannerを使用するということです。

まとめ

私の場合は、全て個人で使用するもののため、To Doを使ってもいいのかも知れませんが、To Doではコメント機能やタスクの進行状況の登録など、機能的に不足しているため、そのような機能を利用したいようなタスクはPlannerを使用しています。

今回は、私の使い分け方を紹介しましたが、利用者によって、使い分け方は様々だと思います。

自分なりの使い方を見つけて行けたらいいですね。